Engineering · Fallstudie
Lastenhefte strukturiert erschließen und Angebotsentwürfe mit Quellen prüfen.
Durchlaufzeit pro Angebot (Anfrage bis Versand)
Ausgangswert: Ø 3,5 Tage
Wirkung im Projekt
| Messgröße | Vorher | Nachher | Veränderung |
|---|---|---|---|
| Durchlaufzeit pro Angebot (Anfrage bis Versand) | Ø 3,5 Tage | Ø 0,6 Tage | -82 % |
| Erst-Sichtung eines komplexen Lastenhefts | Ø 6 Std | Ø 50 Min | -86 % |
| Im Stichproben-Audit übersehene Anforderungen | Ø 4,2 je Angebot | Ø 0,9 je Angebot | -79 % |
Werte aus dem anonymisierten Pilotprojekt, gerundet. Es handelt sich um Durchschnitte über die unten genannte Stichprobe, nicht um Bestfälle.
Vorher-Nachher-Vergleich anhand der CRM-Zeitstempel von Anfrageeingang bis Angebotsversand.
Stoppuhr-Vergleich identischer Dokumenttypen, manueller Prozess gegen agentengestützte Sichtung.
Nachträgliches Audit durch zwei Senior-Ingenieure, die die fertigen Angebote gegen das Lastenheft prüften.
Der Ausgangspunkt
Ein Anlagenbauer aus dem DACH-Raum verkürzt die Angebotserstellung für komplexe Lastenhefte von Tagen auf Stunden – ohne zusätzliche Stellen. Die eluna Automation Platform sichtet die Dokumente, extrahiert jede Anforderung mit Seitenverweis und bereitet die Kalkulation vor. Freigegeben wird sie von einer Fachperson.
Einblick 01
Statt einer einzelnen Prozentzahl zeigen wir den Ausgangswert und das Ergebnis nebeneinander. So lässt sich einordnen, worauf sich die Verbesserung bezieht.
Einblick 02
Die Fachspezialisten verbrachten Tage damit, hunderte Seiten Lastenheft zu sichten, statt Angebote zu finalisieren. Die eluna Automation Platform übernimmt die Sichtung: Sie liest die Dokumente, extrahiert jede Anforderung mit Seitenverweis und gleicht sie gegen frühere Projekte ab. So entsteht eine geprüfte Entscheidungsgrundlage, die der Vertrieb in Stunden statt Tagen finalisiert – ohne zusätzliche Stellen.
Lastenhefte kamen oft mehrere hundert Seiten stark, unstrukturiert und in gemischten Formaten herein. Die manuelle Prüfung band erfahrene Ingenieure für monotone Extraktionsaufgaben, die nicht ihrem Können entsprachen.
Das größte Risiko lag in der Fehlkalkulation: Wird eine Anforderung oder eine Norm übersehen, entstehen später Mehrkosten und Lieferverzögerungen. Unter Zeitdruck blieb die präzise Kalkulation ein riskantes, ressourcenintensives Unterfangen.
Einblick 03
Der Erfolg basierte auf einer gründlichen initialen Beratung. Erst durch das Verständnis der gewachsenen Abläufe konnte die eluna Automation Platform als Präzisionswerkzeug wirken statt als generischer Textgenerator.
Wir überführten das implizite Wissen erfahrener Ingenieure in explizite, nachvollziehbare Prüflogiken für das System.
Die eluna Automation Platform wurde auf die kundenspezifischen Kalkulationsformeln und Risikoaufschläge justiert, statt mit generischen Annahmen zu arbeiten.
Wir definierten die Leitplanken der KI gemeinsam. Über ein Approval-System behält der Mensch die Kontrolle: Der Agent bereitet vor, die Fachperson gibt die Kalkulation frei.
Einblick 04
Der Agent erfasst Zusammenhänge in Texten, Tabellen und Grafiken und gleicht sie gegen das interne Know-how aus der Dokumentenablage des Kunden ab.
Über Schnittstellen ruft der Agent aktuelle Marktpreise ab und gleicht Anforderungen mit den Lagerbeständen im ERP-System ab.
Anforderungen werden in einzelne Schritte zerlegt und in einer Kanban-Ansicht sichtbar. So ist klar, welche Schritte die KI übernimmt und wo eine Fachperson eingreift.
Ein Dashboard zeigt, welcher Anteil der Sichtungsarbeit automatisiert läuft. Über den Pilotzeitraum stieg dieser Wert auf 82 % der vormals manuellen Bearbeitungszeit – gemessen mit der oben offengelegten Methode.
Einblick 05
Stimme aus dem Projekt
„Wir gewinnen Aufträge nicht schneller, weil wir mehr raten. Wir gewinnen sie, weil zu jeder Anforderung der Seitenverweis dabeisteht und mein Team in Stunden prüft, wofür es vorher Tage gebraucht hat.“
Aussage anonymisiert und vom Kunden freigegeben
Gemeinsam konkret werden
Wir besprechen Ihre Ausgangslage und prüfen, welche Daten, Regeln und Freigaben für einen ähnlichen Ablauf gebraucht werden.
