Eingänge klassifizieren, priorisieren und dem passenden Folgeprozess zuordnen.
Ø 33 Min/Tag
Zeit für Sichtung pro Kraft Ausgangswert: Ø 3,1 Std/Tag
Redaktionelle Illustration, keine Aufnahme aus dem Kundenprojekt.
Wirkung im Projekt
Was sich konkret verändert hat.
Vorher / Nachher
Messgröße
Vorher
Nachher
Veränderung
Zeit für Sichtung pro Kraft
Ø 3,1 Std/Tag
Ø 33 Min/Tag
-82 %
Priorisierung kritischer Anfragen
Ø 2,5 Std
Ø 40 Sek
—
Falsch zugeordnete Vorgänge
Ø 9,4 %
Ø 2,1 %
-7,3 pp
Werte aus dem anonymisierten Pilotbetrieb, gerundet. Durchschnitte über die genannte Stichprobe, keine Bestfälle.
So wurde gemessen
Sichtungszeit
Tätigkeitsstichprobe im Backoffice vor und nach Einführung.
Stichprobe
n = 9 Mitarbeitende
Zeitraum
4 Wochen je Phase
Priorisierung
Zeit von Eingang bis Markierung kritischer Vorgänge, Logauswertung.
Stichprobe
n = 1.200 E-Mails
Zeitraum
6 Wochen
Fehlzuordnung
Stichprobenkontrolle der Kategorisierung durch zwei Sachbearbeitende.
Stichprobe
Stichprobe n = 800
Zeitraum
über den Pilotzeitraum
Der Ausgangspunkt
Was das Team lösen wollte.
Ein B2B-Großhändler organisiert seine Sammelpostfächer autonom. Die eluna Automation Platform klassifiziert eingehende Nachrichten, stößt Folgeprozesse an und archiviert Vorgänge im CRM. Sonderfälle übergibt sie an eine Fachkraft.
Einblick 01
Ein Blick auf das Ergebnis
Wir stellen Ausgangswert und Ergebnis nebeneinander, damit die Verbesserung einordbar bleibt.
Anonymisiertes Beispiel: Aus einem Sammelpostfach werden klassifizierte, im CRM verbuchte Vorgänge.
Einblick 02
Vom Posteingang direkt in den richtigen Workflow: So wird aus Kommunikation sofortige Aktion.
Binden auch in Ihrem Unternehmen täglich hunderte E-Mails – von der kritischen Reklamation bis zur Routineanfrage – wertvolle Ressourcen, die an anderer Stelle fehlen? Die manuelle Sortierung und Archivierung führt oft zu Verzögerungen, Informationsverlust und frustrierenden Medienbrüchen.
eluna löst dieses Problem durch den Einsatz von Natural Language Processing (NLP). Eingehende Nachrichten werden in Echtzeit analysiert, der Kontext erkannt und die E-Mail sofort der richtigen Kategorie zugeordnet. Ob automatische Ticketerstellung im Helpdesk, Weiterleitung an Fachabteilungen oder die direkte Archivierung inklusive Kommunikationshistorie im CRM: Es entsteht eine durchgängige Informationskette ohne manuellen Eingriff.
Einblick 03
Gewachsene Strukturen blockieren Ihre Effizienz
01
Manuelle Sortierung
Mitarbeiter verbringen Stunden mit der Sichtung und Weiterleitung von E-Mails, statt komplexe Reklamationen zu lösen.
02
Verzögerte Reaktionszeiten
Kritische Beschwerden gehen in überfüllten Postfächern unter, was die Kundenzufriedenheit massiv gefährdet.
03
Fragmentierte Informationen
E-Mails verbleiben in persönlichen Postfächern statt im zentralen CRM – Wissen geht bei Personalwechseln verloren.
04
Fehleranfällige Medienbrüche
Daten müssen manuell in Ticketsysteme oder ERPs übertragen werden, was Zeit kostet und die Fehlerquote erhöht.
Einblick 04
Ihr Fahrplan für ein Postfach, das sich selbst verwaltet
In fünf klar definierten Schritten transformieren wir Ihr E-Mail-Management von einem manuellen Engpass zu einem autonom arbeitenden System.
Prozessanalyse
Identifikation von Nachrichtenkategorien und Definition der Klassifizierungslogiken.
System-Integration
Nahtlose Anbindung an Salesforce, SAP, Microsoft Dynamics oder HubSpot.
Workflow-Design
Definition automatisierter Folgeprozesse wie Ticketerstellung und Eskalationsmanagement.
NLP-Training
Aufbau und kontinuierliche Optimierung der Modelle für höchste Präzision.
Compliance-Check
Sicherstellung von DSGVO-Konformität und revisionssicherer Archivierung.
Einblick 05
eluna Automation Platform: die Schaltzentrale
E-Mail-Collector
Präzise Datenaufnahme in Echtzeit
eluna überwacht Ihre Postfächer in Echtzeit und extrahiert sicher alle Metadaten sowie Anhänge. So werden unstrukturierte E-Mails sofort in maschinenlesbare Daten für die KI transformiert.
NLP-Engine
Semantisches Textverständnis
Die NLP-Engine analysiert Inhalte semantisch und erkennt die Absicht des Absenders. Jede E-Mail wird automatisch nach Thema und Priorität klassifiziert, um eine intelligente Fallbearbeitung zu garantieren.
Workflow-Orchestrator
Gezielte Prozesssteuerung
Basierend auf der Klassifizierung löst eluna sofort Workflows in Systemen wie Jira, Freshdesk oder ServiceNow aus. Anfragen werden ohne Zeitverlust direkt an die zuständigen Fachabteilungen delegiert.
Archivierungs-Modul
Nahtlose CRM-Integration
Alle Nachrichten werden strukturiert im CRM archiviert und automatisch mit Kunden oder Aufträgen verknüpft. Das schafft eine lückenlose Historie und beendet die fehleranfällige manuelle Datenpflege.
Einblick 06
Sicherheit, Compliance und Skalierbarkeit für Ihr Wachstum
Automatisierung ist in einem professionellen Umfeld kein Selbstzweck, sondern muss höchsten Sicherheitsansprüchen genügen. Unsere Lösung gewährleistet durchgängige DSGVO-Konformität sowie eine revisionssichere Archivierung inklusive lückenlosem Audit-Trail jeder einzelnen KI-Entscheidung.
Während das System nahtlos mit Ihrem E-Mail-Aufkommen skaliert, ohne dass zusätzliche Personalressourcen nötig werden, verlieren wir den Faktor Mensch nicht aus den Augen: Durch gezieltes Change Management und die Definition klarer Eskalationspfade für komplexe Sonderfälle stellen wir sicher, dass Ihre Mitarbeiter:innen die KI als entlastenden Partner wahrnehmen, der den Rücken für wertschöpfende Aufgaben freihält.
Einblick 07
Was der Agent (noch) nicht macht
Stimme aus dem Projekt
„Das Postfach läuft nicht mehr über. Die wichtigen Vorgänge liegen oben, der Rest ist sortiert und im CRM verbucht, ohne dass wir es anfassen.“
Teamleitung Backoffice, Großhandel (DACH)
Aussage anonymisiert und vom Kunden freigegeben
Gemeinsam konkret werden
Was davon passt zu Ihrem Prozess?
Wir besprechen Ihre Ausgangslage und prüfen, welche Daten, Regeln und Freigaben für einen ähnlichen Ablauf gebraucht werden.
